Thuiswerken vergt forse investering (deel 2 in onze serie)
We rekenen ons graag rijk met de besparing op kantoor- en mobiliteitskosten als medewerkers structureel meer thuis gaan werken. Dat gaat inderdaad om serieuze bedragen. Maar als we dat thuiswerken echt houdbaar willen maken zonder verlies aan productiviteit, innovatief vermogen en team spirit, dan zullen we goed moeten kijken wat mensen kunnen en willen en wat er geïnvesteerd moeten worden om dat mogelijk te maken.
Budgetneutrale transitie
Hoeveel financiële ruimte is er als we de transitie naar meer thuiswerken budgetneutraal willen maken? Als medewerkers één dag extra thuis werken dalen de kantoor- en mobiliteitskosten met gemiddeld € 2.660 per FTE per jaar. Als 100 medewerkers op kantoor bereid zijn om twee dagen (extra) thuis te werken, valt er – na een jaar– ruim een half miljoen vrij. Gaat het om een kantoor aan de Amsterdamse Zuidas of de Utrechtse Maliebaan, dan is het al gauw het dubbele.
Waar moet dat aan besteed worden? Bedenk dat als Covid-19 bedwongen is, mensen niet meer thuisblijven uit respect voor de regels of uit angst voor besmetting. Enkele dagen per week thuis werken wordt een positieve keuze, omdat het prettig en effectief is. En in die keuze moet de medewerker zich gefaciliteerd voelen.
Investeren in interactie
Een vergoeding voor de extra kosten die mensen thuis maken ligt voor de hand; volgens het Nibud gaat het om een bescheiden twee euro per dag. Heel wat duurder zijn voorzieningen voor een volwaardige werkplek thuis - bureaustoel, groot beeldscherm - en optimale netwerkverbindingen en platforms.
Belangrijker zijn de investeringen in het organiseren en faciliteren van het nieuwe werken. De organisatie van de sociale en creatieve interactie en van overdracht van kennis, kunde en bedrijfscultuur. Om het nieuwe business model aan te sturen zal leidinggeven op afstand moeten worden versterkt en zullen managers zich de benodigde vaardigheden eigen moeten maken. En het nieuwe werken vraagt ook een nieuw kantoor dat vooral de functie van ontmoetingsplaats heeft.
Winst van thuiswerken
Het nieuwe werken is maatwerk. Hoe het wordt ingevuld hangt onder meer af van het soort bedrijf, de bedrijfscultuur, kostenstructuur en voorkeuren van werknemers. Er moet een visie worden ontwikkeld over de op maat gesneden organisatie. En de onderliggende feiten en cijfers moeten goed in kaart worden gebracht: dat is waarmee je nu al kunt beginnen!
De echte winst van structureel meer thuis werken zit niet in de besparing op kantoor- en mobiliteitskosten, maar in de grotere productiviteit en inventiviteit dat het nieuwe werk oplevert. De werkgever die investeert in de benodigde faciliteiten, trekt de mensen aan die dat mogelijk maken.
